Automatyzacja może zaoszczędzić czas, pieniądze i nerwy – ale tylko wtedy, gdy jest zrobiona z głową. Oto 11 typowych błędów, które popełniają właściciele małych firm i freelancerzy przy wdrażaniu automatyzacji.
1. Wycena w 10 minut po pierwszej rozmowie
Jeśli ktoś już po kilku minutach rozmowy rzuca konkretną cenę za automatyzację, to znak, że nie traktuje sprawy poważnie. Wycena wymaga poznania specyfiki firmy, procesów wewnętrznych, używanych narzędzi i celów biznesowych. Bez tej wiedzy, jakakolwiek kwota to tylko zgadywanka.
Zbyt wczesna wycena może prowadzić do niedoszacowania kosztów i poważnych problemów w trakcie realizacji projektu. Dlatego warto współpracować z wykonawcą, który najpierw zadaje pytania, analizuje i proponuje rozwiązania dopiero po zrozumieniu sytuacji.
2. “Znam wszystkie narzędzia na rynku”
Każde narzędzie ma swoje ograniczenia, mocne i słabe strony. Jeśli ktoś deklaruje, że zna wszystkie narzędzia do automatyzacji, może to oznaczać, że zna je tylko powierzchownie. Prawdziwi eksperci specjalizują się w kilku rozwiązaniach, które znają na wylot i potrafią dostosować je do realnych potrzeb klienta.
W automatyzacji nie chodzi o pokaz slajdów z logo setek narzędzi, ale o skuteczne rozwiązanie konkretnego problemu. Lepiej mieć fachowca od trzech narzędzi niż amatora od trzydziestu.
3. Automatyzacja na koncie wykonawcy
Jeśli automatyzacja jest tworzona i uruchamiana z konta wykonawcy, a nie klienta, to znaczy, że klient nie ma nad nią żadnej kontroli. W momencie zakończenia współpracy może zostać z “czarną dziurą” zamiast rozwiązania.
Zawsze należy wymagać, aby wszystko było tworzone na kontach należących do firmy. Dotyczy to kont integracyjnych, API, platform automatyzacyjnych, baz danych. Tylko wtedy firma ma pełną kontrolę i nie traci inwestycji w razie zmian kadrowych.
4. Ukrywanie błędów
Automatyzacja powinna być przejrzysta. Jeśli coś nie działa, powinien być jasny sygnał: powiadomienie mailowe, alert w systemie, logi błędów. Jeśli wykonawca ukrywa błędy lub nie wprowadza mechanizmów ich raportowania, to znaczy, że nie dba o jakość.
Brak informacji o błędach oznacza, że firma dowiaduje się o problemie dopiero od klienta. A to często za późno, by zareagować. Dobrze zaprojektowana automatyzacja sama informuje, kiedy coś idzie nie tak.
5. Brak umowy o poufności
W trakcie wdrażania automatyzacji wykonawca często ma dostęp do danych klientów, zamówień, haseł, systemów wewnętrznych. Bez podpisanej umowy o poufności (NDA) te dane mogą zostać wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem.
NDA to nie formalność, tylko podstawa bezpieczeństwa. Nawet jeśli ufasz wykonawcy, dokument zabezpiecza interesy obu stron. To elementarz każdej współpracy przy danych.
6. Brak środowiska testowego
Testowanie automatyzacji bezpośrednio na działającym systemie produkcyjnym to igranie z ogniem. Wystarczy jeden błąd, by zablokować sprzedaż, wysłać błędne maile albo skasować dane.
Środowisko testowe pozwala sprawdzić wszystko na spokojnie, bez ryzyka. Można przetestować różne warianty, poprawić błędy, upewnić się, że wszystko działa zgodnie z planem.
7. Terminy z kosmosu
Jeśli projekt automatyzacji ma być gotowy “na wczoraj”, to niemal gwarancja, że będzie niedopracowany. Automatyzacja wymaga czasu: na analizę, projektowanie, implementację, testy i wdrożenie.
Presja czasu prowadzi do błędów, prowizorek i pomijania ważnych szczegółów. Lepiej zaplanować wdrożenie na kilka tygodni i mieć pewność, że będzie działać stabilnie.
8. Brak planu utrzymania i wsparcia
Automatyzacja to nie “ustaw i zapomnij”. Każde rozwiązanie trzeba aktualizować, dostosowywać do zmian w systemach, reagować na błędy i sytuacje awaryjne.
Warto już na początku zapytać wykonawcę, kto będzie dbał o utrzymanie systemu. Czy jest możliwość wsparcia technicznego, aktualizacji, reakcji na incydenty? To ważniejsze niż samo wdrożenie.
9. Automatyzacja bez celu
Jeśli nie wiadomo, po co coś automatyzujemy, to skąd wiadomo, czy się udało? Każdy projekt powinien mieć jasno zdefiniowane KPI – czyli cele mierzalne: np. zmniejszenie czasu obsługi, liczby błędów, zwiększenie wydajności.
Bez tego trudno ocenić, czy projekt był udany, a decyzje o kolejnych automatyzacjach będą podejmowane “na czuja”.
10. Brak rozpisania procesu i etapów
Klient musi wiedzieć, co się będzie działo na każdym etapie. Jeśli nie ma dokumentu z harmonogramem, listą etapów, rolami i oczekiwaniami wobec klienta, to całość będzie przypominać chaos.
Dobrze zaplanowany projekt to mniej stresu, mniej niespodzianek i większa skuteczność. To tak samo ważne, jak sama technologia.
11. Pominięcie analizy wyjątków i procesu
Nie każdy proces da się dobrze zautomatyzować. Jeśli jest pełny wyjątków, nietypowych sytuacji i ręcznych decyzji – automatyzacja może bardziej przeszkadzać niż pomagać.
Warto najpierw przeanalizować proces i odpowiedzieć na pytanie: czy on w ogóle działa dobrze? Bo jeśli automatyzujesz chaos, to po prostu uzyskasz szybszy chaos.
Podsumowanie
Automatyzacja może być genialnym wsparciem, ale tylko wtedy, gdy jest dobrze zaprojektowana. Jeśli jesteś właścicielem małej firmy lub freelancerem – unikaj tych błędów i stawiaj na przejrzystość, planowanie i dobrą komunikację z wykonawcą.